Les éditeurs de logiciel de gestion ne cessent de développer diverses solutions pour chaque secteur d’activité. Cet article parlera des logiciels destinés aux collectivités locales. Quelles sont les particularités de ces logiciels ? Leurs avantages ? Et comment s’en procurer ?
Logiciel pour collectivités publiques : qu’est-ce que c’est ?
Aujourd’hui, diverses applications sont disponibles sur le marché afin de gérer toutes les tâches administratives. Vous savez déjà que chaque jour les responsables des administrations publiques gèrent de nombreux documents. Nous sommes à l’ère du numérique, alors les développeurs d’applications et de logiciels proposent des solutions pour mieux gérer ces documents. Ce sont ce qu’on appelle logiciel de collectivité publique.
La première raison d’opter pour un logiciel de collectivité publique est la dématérialisation de documents. En effet, la dématérialisation est à déployer pour une bonne gestion des tâches administratives. La gestion de la finance, l’élaboration de liste électorale, la délivrance d’attestation de territoire, etc. pourront désormais se faire avec un seul outil.
Généralement, plusieurs fonctionnalités sont disponibles, car les besoins de chaque administration ne seront pas les mêmes. D’ailleurs, les fournisseurs de logiciels pourront adapter les logiciels aux besoins des clients.
Les différentes fonctionnalités
Les fonctionnalités d’un logiciel varient en fonction de l’éditeur, mais voici les options fréquentes qui sont proposées.
La gestion de la comptabilité
Toutes les opérations à traiter par le service comptable peuvent se faire rapidement en quelques clics. La gestion des dépenses et des recettes devient par exemple automatique. Pour les bilans de fin d’exercice également, les comptables dans les administrations n’auront plus besoin de manipuler plusieurs documents, car l’application peut faire cela à leur place.
La gestion des salaires
Pour compléter la gestion de la comptabilité, vous avez aussi la possibilité de trouver des outils pour suivre et gérer tout ce qui concerne la paie. Les salaires des responsables seront hiérarchisés dans un seul fichier. De ce fait, le gestionnaire de paie n’aura pas du mal à exécuter ses tâches.
La gestion des marchés publics
Les responsables ont la possibilité de gérer et de suivre l’évolution des travaux. Qui sont les titulaires des lots ? Combien de temps reste-t-il pour les travaux ? …
Les avantages d’opter pour ces logiciels
Cette liste de fonctionnalités est non exhaustive, mais pourrait vous aider à avoir une idée de ce qu’on peut faire avec un logiciel de collectivités locales. Maintenant, voici les différents avantages :
En premier lieu, l’utilisation de ces solutions permettra de dématérialiser tous les documents. Les responsables administratifs n’auront plus à manipuler plusieurs documents. Ainsi, ils pourront consacrer le temps gagné dans d’autres tâches. Cette dématérialisation sera aussi efficace pour mettre en sécurité les documents importants. Le risque de perte est minime, car l’archivage est sécurisé.
Ensuite, l’exécution des tâches sera rapide et efficace. Par exemple en ce qui concerne la comptabilité, le logiciel vous permet de ne pas faire des erreurs. Mais également, de pouvoir s’occuper de plusieurs tâches en seulement quelques clics. Votre devoir est de faire entrer les données et le logiciel se chargera du reste.
En utilisant ces logiciels, les administrations publiques pourront proposer leurs services en ligne. Cette option pourra avoir un impact positif sur le traitement des dossiers en général.
Enfin, vous avez une multitude de choix en termes de logiciel. Cependant, vous devez bien les choisir.
Comment choisir un logiciel pour collectivité publique ?
Ce dernier paragraphe vous serait d’une grande aide si vous voulez opter pour l’utilisation de logiciel de collectivité publique.
Le premier point à ne pas minimiser est l’ergonomie du logiciel. Plus celui-ci est facile à manipuler, plus les avantages sont énormes pour l’utilisateur. D’ailleurs, si la manipulation est un peu compliquée, les éditeurs vous proposeront des formations. Mais rien ne vaut un logiciel simple et efficace.
Comment avoir une idée de l’efficacité d’un logiciel ?
La performance des solutions de gestion est le second point à voir. Afin d’avoir une idée de la performance, il est souhaitable de procéder à un essai. De nombreux fournisseurs proposent une période d’essai pour leurs produits.
Ensuite, il faudrait faire attention à la compatibilité du logiciel choisi avec les ordinateurs que vous avez en votre possession, car la performance du logiciel en dépendra.
Enfin, vous devez choisir la solution qui correspond à votre budget. Sachez qu’il existe des logiciels libres. Certes, l’installation est gratuite pour ces derniers, mais vous allez devoir payer des sommes pour pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités. Pour ces types de logiciels, le coût total à payer n’est pas communiqué à l’avance. Cela pourrait vous causer un problème plus tard. Le mieux est donc d’opter pour un logiciel payant.
Au cas où l’utilisation est difficile pour les personnes qui vont l’utiliser, vous devez demander une formation auprès de votre éditeur.
Pour conclure, l’utilisation d’un logiciel pour collectivité publique est avantageuse. Vous avez pu les voir ci-dessus. Bref, tout ce que vous devez savoir a été abordé.